تابع : محاسبة فنادق

ثالثا : أهداف المراجعة

تهدف المراجعة إلي تحقيق ما يلي :

1-       التحقق من أن حسابات الفندق تتضمن كل ما تنص عليه  القوانين والأنظمة من وجوب إثباته فيها وكذلك التحقق من أن الميزانية تعبر بوضوح عن حقيقة المركز المالي للفندق والتحقق من ان قائمة الدخل تعبر عن النتيجة الحقيقية  للإرباح والخسائر  للفندق المعد عنها وفقا لقواعد المحاسبة المتعارف عليها والأنظمه الفندقية ذات العلاقة .

التحقق من ان الفندق قد قام بمراعاة الأصول المتبعة في إجراء جرد للمخزون وذلك طبقا للتعليمات الصادرة من ادراة الفندق مع الاشاره الي أي تغيرات تطرأ علي أسس التقييم أو طريقة التسعير والذي يكون لها اثر علي قيمة المخزون فى نهاية المدة .

1-       التحقق من مدي كفاية المخصصات المكونة لمقابلة التزامات مؤكده الحدوث وغير معلومة المقدار اعتمادا علي بعض المصادر الخارجية عند تكوين أو استخدام تلك المخصصات   

2-       ضرورة إيضاح ما قد يكون وقع إثناء السنة المالية من مخالفات لأحكام القانون الساري والنظم علي وجه ما يؤثر علي نشاط الشركة أو علي مركز الفندق المالي وإرباحه وكذلك لإيضاح عما  اتخذ في شأن ذلك وما إذا كانت تلك المخالفات لا تزال قائمه عند إعداد القوائم المالية أم لا .

3-                التأكد من التزام إدارة الفندق علي تطبيق النظام الإداري في الفندق American uniform system   .

4-                التأكد من التزام الفندق بتطبيق أنظمة الراقابه الداخلية  .

5-                التأكد من سلامة توجيه العمليات الحسابية للقيود بالدفاتر والسجلات .

6-       التحقق من صحة الإيرادات والمصروفات وكذلك التحقق من جدية الالتزامات علي الفندق وكذلك الأصول " الحقوق لدي الغير "

7-                التحقق من الالتزام بأسس تصوير القوائم المالية طبقا للمعايير المحاسبية وفي ضوء القوانين واللوائح ذات العلاقة .

8-                التحقق من صحة القرارات الخاصة بشئون العاملين المتعلقة بالتعيينات والمرتبات  و الأجور والترقيات والعلاوات والإجازات وبدلات السفر والانتقالات وكذلك الأجور الاضافيه والحوافز والمزايا العينية والنقدية ومطابقتها لنظام الفندق ولائحته المالية والاداريه لنظم شئون العاملين المقررة بالفندق وفي ضوء قوانين العمل المنظمة للعلاقة بين العامل وجهة العمل المختصة .

9-                التحقق من التزام إدارة الفندق بتنفيذ ما جاء بعقد الاداره الموقع بين الشركة المالكة والشركة المديرة في جميع بنوده خاصة ما يتعلق بكفاءة تقديم الخدمة الفندقية للحفاظ علي اسم الفندق وكذلك الحفاظ علي الأصول المادية المقدمة للفندق .

10-    التحقق من التزام الفندق نحو مراجعة جيده للمبالغ المحملة عن طريق الفنادق الشقيقة لنفس شركة الاداره وكذلك المركز الرئيسي لها بما يخدم مصلحة الفندق .

11-    التحقق من التزام إدارة الفندق علي توفير برامج التدريب المهنية والعملية لجميع العاملين بها وذلك لمواكبة التطورات الكبيرة في الانظمه بما يؤدي إلي الارتقاء بمستوي الخدمة لحالة من اثر علي ارتفاع معدلات العائد والذي يستفيد منه جميع المتفاعلين مع الفندق .

 التحقق من التزام إدارة الفندق نحو تطبيق أنظمة السلامة المهنية في الاغذيه والمشروبات للحفاظ علي مستوي خدمة مرتفع ولتجنب أي آثار يكون لها مردود عكسي لا قدر الله .

رابعا :- التخطيط للمراجعة

عند التخطيط للمراجعة لابد من توافر البيانات للاعتماد عليها لإتمام إعمال المراجعة كذلك فان التخطيط للمراجعة يلزم بتوفير مجموعه من الملفات سواء الدائمة او الجارية "ما يخص العام" علي النحو التالي .

أ‌)       الملف الدائم :                                                         

وهو ملف يستمر طوال العام من مدة  عقد إدارة الفندق ويتم تحديث البيانات والمعلومات بداخل ذلك الملف دائما طالما حدث تغير في إدارة الفندق أو في البيانات الاساسيه الخاصة به ويعتبر ذلك الملف من الملفات الهامة جدا والتي يجب علي القائم بأعمال المراجعة للفندق من الاطلاع عليه قبل القيام بمراجعه الفندق وذلك لما يحتويه ذلك الملف من البيانات والمعلومات الاساسيه للفندق ومن تلك البيانات والمعلومات ومن تلك البيانات والمعلومات التي يحتويها ذلك الملف ما يلي :

1- عقد الإدارة الموقع بين الشركة المالكة والشركة المديرة بما قد يحتويه علي كيفية إدارة الفندق ونسب توزيع الإرباح المتفق عليها وكذلك نسبة اتعاب الااره واتعاب التسويق وكذلك معدلات تكوين المخصصات المتفق عليها للإحلال والتجديد والموازنة التقديرية لمصرفات ما قبل النشاط وكيفية تحويلها وكذلك قيمة رأس المال العامل الذي يحول دائما من الشركة المالكة وعليها من البيانات والمعلومات الاخري المرتبطة بواسطة التامين والتعيينات بالنسبة للعاملين وبيانات أخري متعددة يمكن التعرف عليها عند مراجعة عقد الادراه الموقع بين الشركتين " المالكة والاداره"

2- الخريطة التنظيمية بالفندق " الهياكل التنظيمية " تتضمن أي تعديلات قد تكون حدثت بالفندق 

3- الحصول علي صورة من الدورة المستندية وكذلك بيان بالمجموعة الدفترية متضمنة ما قد يحدث من تعديلات في اجراءت العمل بالفندق

4- الحصول علي نسخه من دليل الحسابات بالفندق والذي يوضح كافة بنود الميزاينه وكذلك بنود قائمه الدخل

5- صورة من القوائم المالية المعتمدة عن كل سنه ماليه وكذلك صورة من المراكز المالية التي قد تعد عن  فترات ربع سنوية أن وجدت

6- صورة  من أي عقود يتم ابرمها ولها تأثير علي الناحية المالية بالفندق سواء كانت تلك العقود تؤدي لوجود التزامات علي الفندق مثل عقود الصيانة عقود إيجارات من الغير وغيرها " او كانت تلك العقود تؤدي لوجود حقوق للفندق قبل الغير مثل تأجير محلات بالفندق او مراكز للغوص وغيرها

7- صورة من البطاقة الضريبية للفندق وكذلك صورة من بطاقة التسجيل الضريبية لمصلحة الضرائب علي المبيعات

8- صورة من تخصيص ووزارة السياحة بممارسة النشاط .

9- صورة من وثائق التامين الشاملة سواء علي الأصول المملوكة للشركة المالكة او وثيقة  التامين علي المسئولية المدنية لصالح أي مخاطر يتعرض لها نزلاء الفندق او وثيقة  التامين علي التشغيل ضد مخاطر السرقة وخيانة والامانه والسرقات والسطو وغيرها

  ب) الملف الجاري وهو ملف خاص بالبيانات والمستندات والمعلومات الخاصه بالعام الحالي الذي يتم مراجعته علي أن يتضمن هذا الملف ما يلي :

1- تقرير يوضح التخطيط للإعمال المراجعة للعام المالي

2- تقرير مراجعه أصول وموجودات الفندق.

3- تقرير مراجعة الخصوم وجمع الالتزامات علي  الفندق

4- تقرير مراجعة إيرادات النشاط و الإيرادات الاخري والتي تكون مرتبطة بالتشغيل

5- تقرير بمراجعة تكاليف التشغيل المباشرة

6-تقرير بمراجعة المصروفات الاخري المرتبطة بالتشغيل

7- صورة من القوائم المالية عن العام المالي السابق

8- تقرير إحصائي عن الردود  الواردة من عملاء النشاط , الموردين نتيجة المصادقات التي تم إرسالها بإشراف مكاتب المراجعة المسؤله عن مراجعة الفندق

ج) دراسة النظام المحاسبي

- من الضروري وضع نظام لدراسة النظام المحاسبي بالفندق وكذلك نظم الرقابة الداخلية المتعلقة بها وكذلك تقييم التطبيق العملي لها من المعلوم أن الفنادق ذات مستويات الخمس نجوم دائما تستخدم النظام الامريكي فى الفندقة وهو ما يسمى " American Uniform System " وهذا النظام يساعد علي تبويب الحسابات بطريقه تتماشى مع معايير المحاسبة الدولية ربما لايخالف المعايير المصرية في هذا الاتجاه .

كذلك فأنه من الضروري دراسة الأسس المحاسبية التي أعدت إدارة الفندق بموجبها القوائم الماليه ومدي اتفاق هذه الاسس مع قواعد اعداد وتصوير القوائم الماليه وفقا لمعايير المحاسبة المصرية مع التركيز علي الأتي :

1-       دراسة كافة الاجراءت الموضوعة  وكذلك المتبعة لإدارة عملاء النشاط وهو ما يسمي acc- receivable  موضحا اى تغيرات قد تكون قد اتبعت هذا العام والتأكد من تنفيذ أداره الفندق لهذه الإجراءات

2-       دراسة الأسس المتبعة لتقييم المخزون وطريقة الصرف منه موضحا أي تغيرات قد تكون تم إقرارها هذا العام علي طريقة التقييماو طريقة الصرف ومدي تأكيد تلك التغيرات أن وجدت علي القوائم المالية .

3-       دراسة نظم الرقابة الداخلية بالفندق مع ضرورة التأكد من واجبات ومسئوليات القائمين علي هذا العمل مع ضرورة التنسيق مع إدارة المراجعة الخارجية " المحاسب القانوني

4-       دراسة وتقييم مدي جدوى التقارير أو الملاحظات  التي تعدها أدارة المراجعة والرقابة الداخلية " إن وجد عن العام المالي الحالي "

5-       الاطلاع علي أي تقارير قد تم اعدادها عن طريق مثل المالك مثلا " عن أعمال الفندق وكذلك متابعة إجراءات الفندق التي اتخذت بشأن تلافى الملاحظات التي قد تؤثر علي المراكز والقوائم المالية

ي) تقييم اداء الحاسب الالي

نظرا لطبيعة النشاط داخل الفنادق فأن هناك أكثر من نظام حسابات يستخدم يتم ربطها عن طريقة شبكة " inter fais "  وهذه البرامج علي النحو التالي

-        برنامج خاص بالمكاتب الأمامية " لاستقبال الحجز والعملاء والإيرادات              

-        برنامج خاص بالمكاتب الخلفية " الحسابات "

-        برنامج الموراد البشرية " H r "

-        برنامج المرتبات والاجور " payroll system  "

-        برنامج خاص بالسنترال " call accounting  "

ونظرا لفائدة البرامج المستخدمة في قطاع الفنادق فأنه من الضروري جد أن يتم الاستعانة بمن لهم الخبرة لدي المجموعة القائمة بأعمال المراجعة أو أي متخصص باحدى المكاتب بصفة عامه وذلك بغرض تقييم أداء نظام الرقابة

الداخلية للحاسب الآلي والتحقق من سلامة الإجراءات المتبعة وذلك بغرض الحكم علي مدي كفاءة ذلك البرنامج لإعداد حسابات للفندق بصورة سليمة .  

هـ- تحديد تحليل المخاطر العامة

الفندق معرض لمجموعه من المخاطر المتعددة وذلك نظرا لطبيعة النشاط المتمثلة في أداء خدمة مباشرة لعميل مختلف الجنسيات والأذواق كذلك فـأن تلك الخدمة منها التي قد تكون أجله " credit " أو خدمة نقدية " cash  " وكذلك إيضاح فأن تلك الخدمة قد تكون مؤداة داخل الفندق أو خارجة كذلك قد تكون بواسطة العاملين بالفندق أو أشخاص يتعاملون مع الفندق بنظام العمولة أو الأتعاب  .

كل تلك المتغيرات وغيرها تؤدي إلي وجود عدة مخاطر يجب علي القائم بأعمال المراجعة من أعداد مذكرة بشأن تلك المخاطر موضحا بها ما يلي  :-

1-                تحديد المخاطر العامة بمختلف أنشطة الفندق

2-                تحديد مواطن ودرجة المخاطر بمختلف حسابات الفندق

3-                تحديد الاجراءت التي تؤدي إلي وجود تلك المخاطر بمختلف حسابات الفندق

4-                تحديد كيفية تغطية تلك المخاطر القائمة بمختلف حسابات الفندق

5-                تحديد نطاق المراجعة لمختلف حسابات الفندق

6-                تحديد مدة فتره المراجعة الدورية وكذلك النهائية للفندق 

ز) المصادقات

وفقا لم يتضمنه حسابات الفندق عادة من حسابات مدينه صراف مدينون النشاط بمبالغ وعملات بمختلف في تاريخ إعداد القوائم المالية وفقا لطبيعة تحصيل المدينوينات بالخارج والتي تنص عليها عقود التشغيل مع شركات السياحة

بمطابقة شهر علي الأكثر ، كذلك فأن الصرف السائد لدي جميع الفنادق في سداد كافة المستحقات لديها للموردين " A/P " التي أحيانا ما تقرب من السداد لمدة  60 يوم أو شهرين " لضمان تحصيل المديونيات بالخارج فأن ذلك كله أدي إلي أهميه وجود مصادقات للأرصدة المدينة والدائنة في تاريخ يسبق تاريخ أعداد القوائم المالية بشكل كافي يسمح من استلام تلك الردود وإرسالها إلي مكاتب المراجعة لإعداد سجل إحصائي لها ومتابعتها ويجب عند إعداد تلك المصادقات مراعاة ما يلي :    

1-       الالتزام بالمصادقات علي الأرصدة لعملاء النشاط والموردين وفقا لتاريخ تلك الأرصدة المرسل ضمن خطاب مكتب المراجعة بغرض الإعداد والمراجعة القوائم المالية عن العام المالي .

2-                عدم الخلط بين الارصده المدينة و الدائنة " أي لا يتم عمل مقاصة "

3-                الإشراف علي إرسال المصادقات مع ضرورة أن تكون العناوين المرسل إليها المصادقة سليمة وواضحة تمام

4-                التأكد من أن الرد علي المصادقة يرسل رأسا إلي مكتب المراجعة .

5-                عمل احصائيه بالردود المستلمة من العملاء أو المرودين لمقارنتها بالا رصده المرسل منها مصادقة

6-       ضرورة الحصول علي نسخه  من ميزان العملاء فى تاريخ أعداد المصادقات حتى يمكن مقارنته بالسجل الإحصائي عند استلام الردود .

7-                ضرورة الحصول علي نسخه من ميزان الموردين لنفس السبب السابق الاشاره إليه عالية .

8-       ضرورة التحقق من نوع العملة المرسلة إلي العملاء خاصة انه قد يتم التعامل مع عميل واحد بأكثر من نوع عمله وفي هذه الحالة يتم إرسال مصادقة لكل نوع عمله على حدة .

9-       ضرورة أعداد تقرير بأهم الملاحظات التي رآيناها علي عملية المصادقات التي تمت علي حسابات العملاء و الموردين مع الاشاره في هذا التقرير علي انه هل تم اتباع الأساليب والاجراءت المتعارف عليها عند عمل مصادقات أم لا .