ج) الجرد السنوي
- حيث أن الفنادق تقوم بالاضافه الي الجرد
الشهر ي الذي يتم لمخازنها المختلفة بأجراء جرد
سنوي شامل لجميع المخازن ومهمات التشغيل
والتي يظهر رصيدها ضمن القوائم
الماليه فأن أدارة الفندق تقوم بإصدار قرار إداري نحو تشكيل لجان الجرد وعددها .
* القائمون علي الجرد
* وقت إتمام الجرد
ونظرا لان الادارت بالفنادق ترسل تلك القوائم لمكاتب المراجعة
فأنه يلتزم بالاتي :
1-
الإشراف علي إعمال جرد النقدية و العهد والتأكد من مطابقتها للدفاتر .
2-
الإشراف علي جرد المخازن العمومية والفرعية والتأكد من
إتباع الأصول المرعية عند إتمام أعمال الجرد
3-
الإشراف علي جرد جزء من مهمات التشغيل و التأكد من إتباع
لجنة الجرد للأسس و القواعد التي يطبقها الفندق
نحو جرد مهمات التشغيل .
4-
الحصول علي صورة من جميع محاضر الجرد التى تم التوقيع
عليها من لجنة الجرد ومندوب مكتب المراجعة والمشرف علي أعمال الجرد حتى يتم وضعها
ضمن ملف المراجعة الجاري لمطابقتها بالارصده عند إعداد القوائم المالية .
خامسا :- مراجعة الأصول
أ) النقدية بالخزينة
" العهد " عادة أو من
العرف السائد في نظام الفنادق يصرف عهد نقدية مستديمة لصراف الخزينة العمومية
" general cashier " وكذلك يتم صرف عهده مستديمة أخرى لكل كاشير خاص بنقاط البيع
المختلفة وعند مراجعة النقدية بالخزينة العهد " يراعي ما يلي "
* المراجعة الدورية
1- القيام بإجراء جرد مفاجئ لموجودات الخزينة
من النقد المحلي او الأجنبي خلال المراجعة الدورية مع بيان الملاحظات التي يستفر
عنها الجرد .
2- مطابقة نتيجة الجرد الفعلي للخزينة مع
الرصيد الدفتري فى تاريخ الجرد .
3- مراجعة مستنديه لحركة الخزينة من خلال جرد
أذون صرف النقدية petty cash وكذلك أذون " إيصالات استلام النقدية cash receipt
4- مراجعة حركة الإيرادات اليومية مع إشعارات
الإيداعات البنكية وذلك للتحقيق من اتباع اجراءت الرقابة الداخلية نحو إيداع
متحصلات الفندق من الإيرادات وخلافه " تأمينات مثلا لدي البنك "
5- مراجعة مدي التزام مسئول الخزينة العمومية
بتعليمات الحد الأقصى للصرف النقدي طبقا للتعليمات التي قد تكون صادرة في هذا الشأن
من الاداره المالية للفندق .
6- مراجعة إثبات جميع حركة أذون الصرف
وإيصالات الاستلام بالدفاتر " نظام الحاسب الآلي " كما يتم التركيز علي
الطرف الأخر من القيد أى مراجعة التبويب المحاسبي .
7- متابعة تسوية العهدة المستديمة "
تاريخ التسوية " مع إجمالي المنصرف منها لمعرفة وجود خلل لدي الإدارة المالية
يسمح باستخدام إيرادات الفندق في تغطية مصروفات الفندق المختلفة أم لا .
8- مراجعة المبالغ المعلقة من فترات طويلة
" I o u " والتنبيه علي ضرورة تسوية
تلك المعلقات عند الانتهاء من أداء الخدمة المصروف لها معلق .
9- مراجعة إجراءات التسليم والتسلم لعهدة الخزينة
الرئيسية عند قيام مسئول الخزينة الرئيسية بأجازاته الشهرية المعتادة .
10- مراجعة التزام أدراه الفندق نحو وجود
مشاهد عند فتح مظاريف الإيرادات بواسطة مسئول الخزينة العمومية
المراجعة النهائية
1- القيام بجرد فعلي للنقدية الموجودة لدي
خزينة الفندق فى نهاية أخر يوم عمل بالسنة المالية " مع ضرورة التنبيه علي
تسوية جميع العهد الخارجية قبل تاريخ الجرد وتسجيل نتيجة الجرد في محضر موقع عليه
من المسئولين بالفندق " لجنة الجرد " وذلك طبقا للتعليمات الصادرة بشان
تشكيل لجان الجرد الصادرة من إدارة الفندق .
2- مطابقة نتيجة الجرد الفعلي مع الرصيد
الدفتري للنقدية بدفاتر الفندق في نهاية السنة المالية مع بيان أى ملاحظات يسفر
عنها الجرد .
3- مراجعة سندات منصرف ووارد الخزينة
الرئيسية لعمليات أخر يوم عمل وتسجيل أرقام تلك السندات ضمن محضر جرد الخزينة .
4- مراجعة حسابيه لحركة الوارد والمنصرف لهذا
اليوم.
5- مراجعة شامله ودقيقه لأي تسويات جرديه
لهذا اليوم .
6- مراجعة صحة تقييم أرصدة الخزينة بالعملات
الاجنبيه بالجنيه المصري باستخدام أسعار السوق المصرفية الحرة للنقد الأجنبي في أخر
يوم عمل والتأكد من إتباع المعايير الخاصة بمعالجة ذلك الفروق .
7- مراجعة شامله لوثائق التأمين فيما يخص النقدية
بالخزينة من مخاطر السرقة وخيانة الامانه ونقل الأموال مع التحقق من كفاية تلك
الوثائق في تغطية هذه المخاطر في ضوء المبالغ التي من الممكن أن تتواجد أو تنتقل
في أي فتره من فترات النظام المالي .
8- أجراء مراجعة لاحقة للمبالغ التي تكون
معلقه ضمن مخاطر جرد الخزينة في نهاية العام حتي اخر تسويه اعدتها الشركة في تاريخ
المراجعة النهائية وتحديد المبالغ التي مازالت معلقه حتي تاريخه وأسباب عدم تسويتها
عند إجراء المراجعة النهائية
9- ضرورة التحقق من التزام إدارة الفندق نحو
توفير مكان آمن جدا للخزينة العمومية مع توفير
كل وسائل الأمان والضمان التي تحول دون سرقة الخزينة الرئيسية .
النقدية بالبنوك
المراجعة الدورية
1-
مراجعة أرصدة الفتح أول المدة وذلك من خلال استخراجها من
ملفات المراجعة الخاصة بالعام المالي السابق ومطابقتها مع أرصدة فتح العام الحالي
وبيان اى فروق قد ظهرت في رصيد الفتح .
2-
ضرورة الحصول علي مذكرات التسوية البنكية الشهرية لكل
بنك علي حده وكل عمله علي حده ومراجعة حساباتها للتحقق من صحة المجاميع ومطابقة
الأرصدة الدفترية مع مذكرات التسوية مع الارصده الدفترية بدفاتر الفندق في نفس
التاريخ .
3-
ضرورة مطابقة أرصدة كشوف حسابات البنك " كشوف أصليه
" والمدرجة بمذكرات التسويه مع الارصده الواردة بكشوف الحسابات في نفس
التاريخ .
4-
مراجعة دفتر الشيكات من خلال مراجعة كعوب الشيكات لضمان
عدم وجود أي شيك صدر ولم يثبت دفتريا ولم يظهر ضمن مذكرة التسوية البنكية ويكون له
تأثير علي حسابات الفندق
5-
مراجعة مستنديه لأوراق صرف الشيكات من خلال ملف bank payment ومراجعة التبويب المحاسبي للتحقق من التزام
المسئول بالفندق بالتبويب السليم الذي يؤدي إلي ظهور النتائج الحقيقة للحسابات ومقارنتها
بأرقام الموازنة بطريقة سليمة وواضحة .
6-
مراجعة دوريه لإيصالات استلام الشيكات ومتابعة إيداعها
بالبنوك للتحصيل مع مراجعة صحة التبويب المحاسبي في الخصم من العملاء مثلا لنفس
الأسباب السابق الاشاره إليها عاليه .
7-
حصة المبالغ منذ فترات زمنيه طويلة نسبيا وبيان طبيعة
هذه المبالغ والأسباب التي لم تمكن إدارة الفندق
من تسوياتها خلال هذه الفترة .
8-
مراجعة الشيكات عند التحصيل والذي يتم تسليمها للبنك قبل
فترات استحقاقها .
9-
مراجعة الشيكات المرتدة من البنك لأسباب مختلفة والتأكد
من إتباع الأسس السليمة في الحفاظ علي أموال الفندق سواء بالاتصال مرة آخرى بالعميل أو تسليمها للشئون القانونية لعمل اللازم .
المراجعة النهائية
1- مطابقة الشهادات الواردة من البنوك "
رأسا إلي مكتب المراجعة " المتعامل
معها الفندق مع ما هو مثبت في الفندق
في نهاية العام المالي .
2- ضرورة مراجعة مذكرات التسوية البنكية المعدة
في نهاية العام لكل بنك وعمله علي حده ومراجعتها حسابيا للتحقق من صحة المجاميع
ومطابقة الارصده الدفترية بمذكرات التسوية مع الارصده الدفترية بدفاتر الفندق في
نفس التاريخ .
3-ضرورة التأكد من تطابق الارصده بكشوف
الحسابات مع الأرصدة بمذكرات التسوية .
4- مراجعة مستنديه لأوراق صرف الشيكات
وإيصالات استلام الشيكات وكذلك التبويب المحاسبي وفقا للأسس السابق الاشاره إليها
في المراجعة الدورية .
5- إجراء مراجعة لاحقة للمبالغ المعلقة
بتسوية نهاية العام حتى آخر تسوية أعدها
الفندق في تاريخ المراجعة النهائية وتحديد المبالغ التى لا تزال معلقة مع توضيح
أسباب عدم تسويتها .
6- مراجعة دقيقه لشيكات تمت التحصيل والشيكات
المرتدة واتخاذ ما يلزم من إجراءات للحفاظ
علي حقوق الفندق علي النحو التالي
الشيكات تحت التحصيل
ضرورة وجود حافظة للأوراق المالية يتم تسجيل
الشيكات من حيث العملية ، وتاريخ الاستحقاق ، ونوع العملة ، البنك المسحوب عليه واسم العميل المحصل منه
شيك وتاريخ استلام ذلك الشيك كل هذه البيانات ضرورية لمتابعة تحصيل الشيكات تحت التحصيل مع الاخذ فى
الاعتبار القانون الخاص للشيك الذي تم تفعيله في أول أكتوبر من 2005 .
الشيكات المرتدة
-ضرورة إعداد كشف يتم إثبات الشيكات
المرتدة بة تدون به جميع البيانات السابق
الاشاره إليها فى الشيكات تحت التحصيل مع توضيح أسباب رفض الشيك مع ضرورة اتخاذ ما
يلزم من إجراءات دوريه للتحصيل وإذا ما تم استنفاذها يتم التعامل من خلال الشئون
القانونية بالفندق للحفاظ علي أموال الفندق أيضا يراعي رصيد الشيكات المرتدة عنده
تكوين مخصص للديون المشكوك في تحصيلها .
ب) المدينون "
عملاء النشاط "
المدينون المقيمون Gust ledgers
وهو تعبير فندقي يقصد منه النزلاء المقيمون
بالفندق ولم يتم المغادرة حتى إعداد التقارير المالية سواء مركز مالي ، قوائم
ماليه – ويلاحظ أن إجراءات المراجعة الدورية لا تختلف عن اجراءات المراجعة النهائية عند مراجعة هذا البند علي النحو التالي .
المراجعة الدورية النهائية
1-
ضرورة الحصول علي كشف يوضح أرصدة المدينون المقيمون بما
يسمي OPENING BALANCE يوضح عليه أرقام الغرف ، ورسم النزيل ،
المديونية المستحقة عليه في يوضح عليه
أرقام الغرف ، رسم النزيل ، المديونية المستحقة عليه في توضيح الغرف الوهمية بما
يسمي P.M والذي يتم استخدمها وإطالة ضرورة عمل OUT للغرفة بدون إقفالها لقسم
الحسابات RECEVABLE لوجود مشاكل بها نظرا لضرورة إعادة تسكينها يتم
استخدام هذه الطريقة
2-
ضرورة مراجعة بعض ملفات النزلاء بالفندق ضمن كشف
المدينون المقيمون وذلك للتأكد مما يلي :
-
تطبيق الأسعار الواردة بعقد الفندق مع شركة السياحه
التابع لها ذلك التنزيل .
-
وجود صورة من كل الشيكات الموقع عليها من النزيل داخل
نقاط البيع بالفندق " OUT LIET " ومقارنتها مع
تقرير الغرفه الصادرة من نظام الحاسب الالى لهذة الغرفة وهو ما يسمى " Folio "
-
مراجعة تاريخ خروج النزيل من الفندق وهل مازالت الغرفة مفتوحة
أم تم إغلاقها علي SYSTEM .
3-
ضرورة مراجعة تقرير GUES IN HOUSE الصادر عن طريق قسم المكاتب الاماميه عن طريق
الحاسب الآلي مع التقرير اليدوي الذي يتم إعداده بواسطة قسم الإشراف الداخلي H / K وبيان إذا كان هناك فروق ام لا واسبابها مع
الاخذ فى الاعتبار مراجعة عدد الأفراد PAX دخل
كل غرفه .
-
مراجعة نوع التسكين ضمن نسخة التبادل VOUCHER مع التسكين الفعلي للفندق علي SYSTEM وكذلك أي
بيانات اخري ضمن نسخة التبادل .
4-
ضرورة مراجعة الغرف المعلقة علي system ضمن p.m ومراجعة أسباب عدم إقفالها في تواريخ الخروج .
5-
ضرورة مراجعة الغرف الممنوحة ضيافة complimentary مع التأكيد علي توفير مستند الخاص بهذه الضيافة وهو ما
يسمي comp . voucher يوضح فيه اسم ذلك النزيل وأسباب نزوله بالفندق
بدون سعر ، وللمدة المحددة له للإقامة بالفندق وطريقة تعاملة داخل الفندق مع
الخدمات المختلفة , وضرورة توقيع مدير الإدارة المختص علي هذا المستند قبل إمضاء
المدير العام .
6-
ضرورة مراجعة الغرف الممنوحة للعاملين بالفندق والتي
تسمي house use مع مراجعة الكشف الذي يوضح اسماء العاملين
والمستوي الوظيفي مع بعض العاملين للتأكد من وجود تلك المزايا ضمن عقد الاتفاق مع
هؤلاء العاملين .
7-
ضرورة التحقق من أن رصيد المدينون المقيمون ضمن كشف opening balance والمستخرج من نظام الحاسب الآلي
للمكاتب الاماميه front office
مطابقة لرصيد المدينون
المقيمون ضمن ميزان المراجعة والمستخرج من نظام الحاسب الآلي للمكاتب الخلفية
المسمي back office مع توضيح الاسباب في حالة وجود أي فروق بينها .
8-
ضرورة مراجعة أي مبالغ محصله تمت تحت الحساب deposit والتي يتم إثباتها علي حساب العميل لعمل تسويه
بين المديونية المستحقة والمبالغ المسددة في الحساب مع التنبيه علي إثبات أي مبالغ
لا تخص الفترة التي يتم مراجعتها حيث يجب إثباتها لدي قسم المكاتب الخلفية back office ضمن حسابات تأمينات محصله من الغير guest deposit لضمان الرقابة عليها .
مدينون النشاط عملاء
شركات سياحة city ledger
*
المراجعة الدورية والنهائية
1- ضرورة مراجعة ارصدة الفتح " اول
المدة وذلك من خلال مقارنتها مع ملفات المراجعة عن العام المالي السابق مع ضرورة
توضيح أي فروق قد تظهر وتوضيح أسباب تلك الفروق إن وجدت .
2- ضرورة الحصول علي ميزان العملاء وهو ما
يسمي "" Aging A/R عن الفترة المالية التي سوف
يتم إجراء المراجعة الدورية لها موضحا فيه .
- اسم الشركة السياحية
- حد الائتمان مع تلك الشركة .
- الارصده المستحقة عليها مع بيان أعمار تلك
الديون .
3- ضرورة الحصول علي كشوف تحليليه statement عن طريق الحاسب الآلي لكل شركه موضحا فيها ما
يلي
- اسم الشركة السياحية .
- تاريخ إصدار الفاتورة عادة ما يكون تاريخ المغادرة
.
- رقم الفاتورة .
- أصل المديونية المستحقة علي كل فاتورة .
- المسدد من الفاتورة حتى تاريخ طباعة ذلك
الكشف.
- الرصيد المستحق علي الفاتورة out standing حتى تاريخ طباعة ذلك الكشف .
4- ضرورة مراجعة بعض الفواتير مع المستندات
المرفقة معها مع عقود شركات السياحة للتأكد من مطابقة مسئولى الاداره المالية فيما
جاء بالعقد الموقع بين شركة السياحة والفندق .
5- ضرورة مراجعة حجم المديونية المستحقة علي الشركة
مع حدود الائتمان الممنوحة لها مع الاخذ فى الاعتبار التأمين المسدد لضمان مخاطر المديونية وهو ما يمسي " floating deposit "
6- ضرورة مراجعة مدي التزام الشركة بالعملة
المتفق علي التعامل بها .
7- ضرورة مراجعة مدي التزام الشركة بالسداد
في المواعيد المتفق عليها ضمن شروط العقد .
8- ضرورة مراجعة مدي التزام الشركة بسداد
عقود الضمان وهو ما يسمي commetment والذي ينص علي التزام الشركة بمعدل إشغال محدد
خلال فتره محدده .
9- ضرورة مراجعة مدى التزام الشركة بمعدل
الإشغال الممنوح بدون ضمان وهو ما يسمي allotment الذي يلتزم الفندق بتسكين عملاء تلك الشركه واي
ظروف قد تؤدي إلي تحويلها للخارج وهو ما يسمي turn away والذي قد يؤثر علي ربحية الفندق من هذه العملية .
10- ضرورة مطابقة أرصدة العملاء المستخرجة من
تقرير ميزان العملاء aging وهو الصادر عن برنامج الحاسب الآلي لقسم المكاتب
الاماميه f.office مع أرصدة العملاء المستخرجة من ميزان المراجعة trial balance وهو الصادر عن برنامج الحاسب الآلي لقسم المكاتب
الخلفية B. Office
11- ضرورة مراجعة السجل الإحصائي الذي يتم
إعداده للمصادقات مع عملاء النشاط مع الأرصدة الدفترية لهؤلاء العملاء مع التنبيه علي
إعداد تقرير يوضح حجم وأسباب أي فروق بين الارصده الدفترية والرد علي تلك
المصادقات كذلك يؤخذ في الاعتبار مراجعة المخصص المكون لمقابلة تلك الديون التي قد
يكون هناك شك في تحصيلها .
12- مراجعة مستنديه دقيقه للتعديلات التي قد تتم
علي حسابات أي عميل والتي تنص علي ما يلي :
- تعديل النقدية بالسداد " payment "
- تعديل المديونية بالخصم " rebait ، transfer
"
- تعديل المديونية بالزيادة " miscellaneous ، transfer "
مع الأخذ في الاعتبار ضرورة توفير كل مستند
من مستندات التعديل ويكون هذا المستند معتمد من السلطات المختصه بالفندق والتي
يكون لها حق التعديل .
13- ضرورة فحص أرصدة العملاء المتوقفة نسبيا
وبيان أسباب ذلك التوقف .
14- ضرورة فحص أرصدة العملاء بالعملات
الاجنبيه المختلفة للتأكد من تقييمها في تاريخ إعداد القوائم المالية بأسعار
العملات الاجنبيه المعلنة بالبنوك في تاريخ الميزانية للتأكد من معالجة تلك الفروق
" فروق العملة " طبقا لمعايير المحاسبة المتعارف عليها .
15- مراجعة دقيقة لعقود العملاء والتأكد من الحصول علي توقيعات
معتمده من الطرف الأخر حتى يمكن الاستناد إليها لدي الجهات المشرف علي الحركة السياحية
عند حدوث مشاكل فى المديونيات لاقدر الله .
