تابع : محاسبة فنادق (5)

سابعا : مراجعة الحسابات الجارية

( أ ) الحساب الجارى للشركة المالكة

** المراجعة الدورية والنهائية

1-                ضرورة الحصول على كشف تفصيلى لحساب الشركة المالكة يوضح آرصدة الفتح " أول المدة " والحركة المدينة والدائنة على هذا الحساب .

2-                ضرورة مراجعة أرصدة أول المدة " الفتح " من خلال مراجعتها ومقارنتها مع ملفات المراجعة عن العام المالى السابق مع بيان توضيح آى أى فروق ان وجدت وأسبابها .

3-                مراجعة حسابية ومستندية دقيقة للحركة على الحساب الجارى للشركة المالكة مع مراجعة موافقة الشركة المالكة أو من يمثلها على هذا التحميل وفى هذا الشأن يراعى ما يلى :-

-        بالنسبة للمبالغ المحملة على الشركة المالكة " C/L " يراعى مراجعة الاتفاق الخاص بين الشركة المالكة والشركة المديرة من حيث الأسعار المستخدمة وكذلك ما يفيد موافقة الشركة المالكة على تلك المبالغ مرسل من المالك .

-        بالنسبة للمبالغ المحملة على الشركة المالكة تحت حساب الأرباح ضرورة المصادقة على تلك المبالغ شهريا وكذلك مراجعة كشف حساب البنك ومذكرة التسوية البنكية للتأكد من اصدار تلك المبالغ .

-        بالنسبة للمبالغ المحملة لصالح الشركة المالكة نتيجة قيامها بعملية توريد للفندق ضرورة مراجعة مستندات الاستلام جيدا .

4-                ضرورة المصادقة على صحة أرصدة حسابات الشركة المالكة فى دفاتر الفندق بصورة شهرية منتظمة وبيان آى فروق وتسويتها باتفاق الطرفين .

5-                ضرورة مراجعة نصيب الشركة المالكة فى آرباح تشغيل الفندق فى ضوء عقد الادارة وملاحظة مدى التزام ادارة الفندق حرفيا بما جاء فى ذلك العقد .

(ب) الحساب الجارى للشركة المديرة

الشركة المديرة تحص عادة ووفقا لعقد الادارة بينها وبين الفندق على مجموعة من المبالغ منها على سبيل المثال :-

-        أتعاب ادارة " Mangment Fess " وهو مبلغ تحصل علية شركة الادارة من الفندق مقابل ادارتها لة تكون عادة نسبة من اجمالى الايرادات تتراوح ما بين 1% الى 3% .

-        أتعاب التسويق " Markiting Fess "  وهو مبلغ تحصل علية شركة الادارة من الفندق مقابل قيامها بالتسويق للفندق وعقد المؤتمرات وحضور المعارض ويكون عادة نسبة من ايرادات الحجرات " Room Rev "  وأيضا قد يكون نسبة من اجمالى ايرادات التشغيل وذلك حسب عقد الادارة .

-        حوافز آداء " Incentive fess "  وهو مبلغ تحصل علية شركة الادارة من الفندق مقابل تحقيقها أرباح عن السنة المالية ويكون نسبة من اجمالى ربح التشغيل " G.O.P "  أو نسبة من صافى ربح التشغيل " N.O.P "  وذلك وفقا لعقد الادارة .

** مراجعة الحساب الجارى لشركة الادارة على النحو التالى :

** المراجعة الدورية والنهائية

1-                ضرورة الحصول على كشف تفصيلى لحسابات جارى شركة الادارة كل على حدة على أن يوضح ذلك الكشف رصيد أول المدة " الأفتتاح " وكذلك جميع الحركات المدينة والدائنة على هذة الحسابات .

2-                ضرورة مراجعة آرصدة آول الفترة " الفتح " من خلال مراجعتها ومقارنتها مع ملفات المراجعة عن العام المالى السابق مع بيان توضيح أى فروق ان وجدت وأسباب تلك الفروق .

3-                مراجعة حسابية ومستندية دقيقة للمبالغ المحملة لصالح الشركة المديرة كأتعاب تسويق & أدارة من خلال فحص اجمالى الايرادت المستحقة منها تلك الأتعاب وكذلك مراجعة عقد الادارة فيما يفيد التأكد على صحة تلك النسب المستخدمة .

4-                مراجعة المبالغ المحملة على المصروف سواء أتعاب التسويق ضمن ادارة التسويق والمبيعات او الادارة الاخرى " Other Exp "  بالنسبة للأتعاب الادارة للتأكد من عدم تحميل المصروف بأكثر من المستحق لربط ذلك المصروف مع الحساب الجارى لشركة الادارة .

5-                مراجعة شهرية لنصيب شركة الادارة من الارباح فى ضوء النسب المخصصة بعقد الادارة مع ضرورة مراجعة شاملة نهائية فى آخر العام المالى وعمل اى تسويات لازمة لضمان مطابقة الرصيد بما جاء بعقد الادارة .

6-                مراجعة المدفوعات التى تتم لشركة الادارة ومقارنتهابطريقة الدفع للشركة المديرة ضمن عقد الادارة وتوضيح مدى التزامها بذلك .

7-                ضرورة المصادقة على صحة الارصدة الواردة فى نهاية العام المالى مع الشركة المديرة للتأكد من صحة تلك الأرصدة .

8-                مراجعة نوع العملة المتفق على سداد مستحقات شركة الادارة بها فى ضوء المحدد بعقد الادارة

ثانيا : قائمة الدخل .

(أ‌)                الايرادات

ايرادات التشغيل داخل الفندق متنوعة تتحقق يوميا ويتم اثباتها عن طريق قيد اليومية الشهرى وتتنوع الايرادات على النحو التالى :-

** ايرادات الحجرات

** ايرادات الأغذية والمشروبات

** ايرادات التليفونات

** ايرادات المغسلة

** ايرادات ايجار محلات

** ايرادات آخرى متنوعة

وعند مراجعة تلك الايرادات يتم الحصول على تقرير يومى وهو ما يسمى " Daily Rev  يوضح فية ايرادات اليوم المختلفة وكذلك توضح ايرادات الشهر حتى تاريخة M.T.D "

وكذلك ايرادات الفترة من بداية العام وحتى تاريخ طباعة التقرير وهو ما يسمى " Y.T.D " بالأضافة الى المستندات المؤيدة لهذة الايرادات وفقا للأقسام المختلفة السابق الاشارة اليها عالية وبمراجعتها يتم الآخذ فى الاعتبار ما يلى :

1-                مراجعة دقيقة حسابية ومستندية لأيرادات الغرف " Room Rev "  من خلال ما يلى :

-        مراجعة الغرف المشغولة خلال اليوم من خلال تقرير " Guest In House "  المعد بمعرفة قسم المكاتب الأمامية مع تقرير الغرف المشغولة المعد يدويا بمعرفة قسم الاشراف الداخلى " House Keeping Report "  وبيان مدى تطابق تلك التقريرين وتوضح أى فروق موجودة وأسباب تلك الفروق ان وجدت .

-        مراجعة دقيقة للأسعار المستخدمة داخل كل غرفة طبقا لنوع الاشغال " نصف اقامة & اقامة شاملة " من خلال العقود المبرمة بين الفندق وشركات السياحة مع بيان أى فروق قد تكون بين السعر بالعقد والسعر الموجود على نظام الحاسب الالى وقد يرجع ذلك لوجود بعض العروض الخاصة ما يسمى " Spiscal Prmotion "  فى حالات انخفاض الاشغال السياحى الفندقى .

2-                مراجعة دقيقة حسابية ومستندية لآيرادات الأغذية والمشروبات من خلال ما يلى :

** مراجعة مستندية لآيرادات كل نقطة من نقاط البيع من واقع تقرير الايرادات المستخرج من الحاسب الآلى الخاص بنقاط البيع يسمى عادة " Micross "  ومقارنتها بالشيكات الصادرة والموقع عليها من العملاء يفيد التحميل على الغرفة " Room Charge "  أو الغير موقعة من العميل المسددة نقدا " Cash "  .

** مراجعة تقرير المبيعات لكل نقطة بيع مع تقرير المستهلك من هذة النقطة والجرد فى نهاية اليوم مع المسحوب من المخازن لبيان مدى دقة تقرير المبيعات مقارنتا بالتكلفة .

** مراجعة تقرير " Cash "  لكل كاشير مع الايرادات المحصلة نقدا لمقارنتها وبيان أى فروق ان وجدت وأسبابها .

3-                مراجعة دقيقة ومحاسبية ومستندية لأيرادات التليفونات كما يلى :-

** مراجعة حسابية ومستنديه لآيراد كل غرفة .

** مراجعة السياسة السعرية للفندق من حيث سعر الدقيقة ومقارنتها بفاتورة تليفونات دولية على سبيل المثال عن أشهر سابقة .

** مراجعة مستنديه للمستندات الموقعة أو المسددة نقدا من العملاء في حالة استخدام مركز الأعمال بالفندق ومقارنة المبالغ المسددة نقدا مع تقرير " Cash "  يوميا .

4-                مراجعة دقيقة حسابية ومستنديه لإيرادات المغسلة على النحو التالي :

** مراجعة تقرير إيرادات المغسلة مع المستندات المرفقة " فاتورة المغسلة "

** مراجعة إيرادات المغسلة المسددة نقدا مع تقرير Cash  عن نفس اليوم وكذلك مراجعة إيرادات المغسلة المحملة على الغرف مع كشف حساب العميل داخل الفندق " Folio "

** مراجعة مدى التزام إدارة الفندق نحو الأسعار الموجودة ضمن فاتورة المغسلة .

5-                مراجعة حسابية ومستنديه لإيرادات إيجار المحلات على النحو التالى :-

** مراجعة توريد ايرادات المحلات بالمبالغ المحملة يوميا ومقارنتها نهاية الشهر مع العقد الموقع بين ادارة الفندق وكذلك مستأجرى المحلات.

** مراجعة اى فروق قد تظهر فى ايجار المحلات نتيجة انخفاض الاشغال الفندقى مما يترتب علية قيام ادارة الفندق بعمل خصومات على ايجار تلك المحلات .

** مراجعة ايرادات ايجارات المحلات التى يتم سدادها نقدا .

6-                مراجعة دقيقة حسابية ومستندية للآيرادات الآخرى .

** تشمل الايرادات الآخرى عدة ايرادات بعضها قد يكون مرتبط بالتشغيل وقد لا يكون مرتبط بالتشغيل على سبيل المثال .

·        ايرادات فروق العملة .

·        ايرادات الفوائد الدائنة " ودائع " .

·        ايرادات نقل النزلاء " Shttel Bus "  .

·        ايردات  " Lost "  .

وعند مراجعة تلك الايرادات يتم مراجعة المستندات المرفقة جيدا أو التأكد من التوحيد المحاسبى السليم ومن الأسس السليمة التى تم اتخاذها عند اثبات فروق العملة & الفوائد البنكية للودائع المملوكة للفندق .

ملاحظه عامه عن مراجعة تقرير الايردات

1- ضرورة التأكد أن الأرصدة الشهرية ضمن تقرير الإيرادات هي نفسها التي تم إعداد قيد اليومية والتأكد بعد في نهاية الشهر ويتم ترحيله إلي ميزان المراجعة .

2- ضرورة التأكد من أن إدارة الفندق يقوم باحتساب معادلة 12% طبقا لإحكام القانون علي الإيرادات التي يستحق هذه النسبة .

3- ضرورة التأكد من أن إدارة الفندق يقوم باحتساب ضريبة المبيعات المقررة ومطابقا لأحكام قانون رقم 11 لسنة 1991 والمعدل بالقانون رقم 19 لسنة 2004 بشأن فرض ضريبة مبيعات علي الخدمات الفندقية والسياحية بمعدل 10 % متضمنا رسم الخدمة " 12 % "

4- ضرورة مراجعة العمليات التي تتم علي بعض الإيرادات مثل " REBAIT "   " والتأكد من صحة ذلك الخصم وموافقة السلطات المختصة بالفندق عليها وكذلك عدم تأثير ذلك الخصم علي الضرائب في حالات  الخصم المسموح به من قبل الفندق  .

5- ضرورة مراجعة الإيرادات النقدية جيدا من خلال حركة كل كاشير والتأكد من عدم وجود إيرادات محصله نقدا قد تم إلقاؤها " VOID  " بدون الإشارة إليها في تقرير المراجع الليلي .

6- التأكد من مطابقة اجمالى النقدية المحصلة ضمن تقرير الإيرادات مع إجمالي النقدية التي يتم إثباتها من خلال الصراف العمومي " GENRAL CASHER  " وبيان أي زيادة او نقص "  SHORT AND OVER   " 

7-التأكد من وجود شاهد عند فتح المظاريف السابق الاشاره إليها ضمن مراجعة الخزينة

ب) التكاليف

التكاليف في حسابات الفنادق من قسم إلي ما يلي

·        تكلفة الاغذيه

·        تكلفة المشروبات

·        تكلفة المغسلة

·        تكلفة التليفونات

وتتمثل التكاليف السابق الاشاره إليه عاليه تكاليف مباشرة يتم مراجعتها علي النحو التالي

-   ضرورة الحصول علي كشف تفصيلي شهري بقيمة المستهلك من مخازن الاغذيه والمشروبات ومقارنتها بالمحمل علي تلك الإدارات خلال نفس  الشهر من تكلفه .

-       ضرورة مراجعة التسويات الدائنة على حساب التكاليف والتى تتمثل فيما يلى على سبيل المثال :-

-       تكلفة وجبات العاملين والتي يتم تحميلها علي الأقسام المختلفة ضمن المصروفات المرتبطة بها " EMP MEAL " 

-       تكلفة وجبات الضيافة " COMP  " التي يتم تحميلها علي بند  المصروفات الاخري الخاص بكل إدارة .

-   ضرورة الحصول علي كشف توضيحي شهري بالمستهلك من مخزن الكيماويات الخاص بالمغسلة ومقارنتها بالمحمل علي شهر المغسلة، مغسلة العاملين مع مراجعة أسس توزيع تلك التكلفة .

-   ضرورة مراجعة سياسة الشركة في إثبات تكلفة التليفونات ومقارنتها بفواتير الشركة المصرية للاتصالات عن شهر سابق .

-       مراجعة مستنديه لأوراق صرف المخازن والتأكد من صحة التوجيه المحاسبي السليم علي مراكز التكاليف المختلفة .

-       مراجعة صحة تسعير أوراق الصرف في ضوء سياسة تقييم المخزون المستخدمة داخل الفندق .

-       مراجعة صحة تقييم وجبات العاملين التي عادتا ما تستخدم متوسط التكلفة الخاص بالشهر السابق

ج) المرتبات والمصروفات المرتبطة بها 

1- ضرورة مراجعه مستنديه وحسابيه للمرتبات المحملة علي كل أداره من واقع ميزان المراجعة الشهري مع كشف المرتبات المستخرج من نظام الحاسب الآلي " PAYROLL SYSTEM

2- ضرورة مراجعة وجبات العاملين المحملة علي كل إدارة علي تقرير مراقب التكاليف " COST CONTRLE "

3- ضرورة مراجعة أي مصروفات أخري مرتبطة بالمرتبات مثل الانتقالات والتأمين علي العاملين والسكن مع المستندات المرتبطة بها والتأكد من أنها تخص تلك الاداره فعلا وكذلك مراجعة طريقة أسس إدارة الفندق في توزيع التكاليف المجمعة مثل الاقامه  HOUSING " "

4- مراجعة ملفات العاملين بطريقة اختياريه مع الأخذ في الاعتبار العلاوات والترقيات

د) المصروفات الاخري

1- الحصول علي كشوف شهريه بمصروفات الاخري علي مستوي كل أداره علي حده .

2- مراجعة حسابيه ومستنديه لتلك المصروفات في ضوء المستندات المرفقة وذلك لأهم الحسابات علي سبيل العينة 

3- مطابقة الحسابات بدفتر الأستاذ العام مع ضمن إيرادات المراجع الشهري .

تاسعا : بعض القيود المحاسبي بقطاع الفنادق

1- قيد إثبات الإيرادات 

   - حـ / المدينون المقيمون  GUST LEADGER

   -   حـ / مدينون النشاط  CITY LEADGER

    -   حـ / مدينون كارت الائتمان CRDIT CARD  

    -     حـ / النقدية بالبنوك   CASH ON BANK

                             إلي مذكورين

                                      حـ / إيرادات الغرف  ROOM REV  

                                            حـ /  إيرادات الاغذيه والمشروبات  F& B REV  

                                            حـ / إيرادات التليفونات TELE REV   

                                            حـ / إيرادات المغسلة  LANDURY REV  

                                            حـ / إيرادات الإيجارات   RENT INCOM  

                                            حـ / إيرادات أخري  OTHER INCOM   

                                            حـ / مقابل الخدمة  12% SERVICE SHARGE  

                                            حـ/ ضريبة المبيعات  10% SEAD TAX

                                            حـ/ رسوم محليه 2% MUNCIBELTY TAX

2- قيد إثبات إيرادات الحصة REBAIT

 من حـ / إيرادات الحجرات

من حـ / إيرادات الاغذيه والمشروبات

من  حـ / 12% خدمه

من حـ/ 10% ض.م

من حـ / 2% رسوم محليه

                              إلي          حـ / مدينو النشاط 

3- قيد إثبات التكاليف

                          من مذكورين

حـ / تكلفة الطعام  COST OF FOOD  

حـ / تكلفة المشروبات  COST OF BEV  

حـ / تكلفة الضيافة / إدارة الحجرات  COMPLEMENNRTY ROOM  

حـ / تكلفة الضيافة / الاغذيه والمشروبات F& B 

حـ / تكلفة الضيافة / الإدارة العامة   A & G

                                                         إلي مذكورين

                                          حـ / مخزن الاغذيه ( FOOD STORE )

                                           حـ / مخزن المشروبات ( BEV STORE  )

 4- قيد توزيع مقابل الخدمة 12 %  

 من حـ / مقابل الخدمة  12%    SERV CHARGE                  

                                           إلي مذكور ين

                                        حـ/ العمالة المتصلة  60% CONTACT

                                       حـ / العمالة غير المتصلة 15% NON – CONTACT  

                             حـ / مكافآت عاملين 5% BVOUNS                                                                                                                                   حـ/ مخصص التالف 20 % PROV – FOR BERADAG

5- قيد استخدامات مخصص إثبات التالف

أ) في حالة وجود مخازن بالتشغيل

      من    حـ/ مخزن الصيني – بالتشغيل      CRINA IN OPREATION

      من    حـ/ مخزن القطنيات  – بالتشغيل  SERIVER IN OPERATION          

      من    حـ / الزجاج – بالتشغيل  GLASSES IN OPERATION    

      من    حـ /المفروشات – بالتشغيل  LINEN IN OPERATION     

      من    حـ / مهمات المطابخ – بالتشغيل  KITCHEN IN OPERATION   

إلي حـ / المخازن العامة GENRAL STORE  

6-قيد إثبات خروج مهمات التشغيل من المخازن العامة إلي نقاط البيع المختلفة بالفندق

من حـ / مخصص إثبات التالف PROV FOR BERKAGE  

إلي مذكورين

                   حـ / مخزن الصيني بالتشغيل CHIANA IN OPRATION  

حـ / مخزن الفضيات بالتشغيل  SELIVER IN OPERATION  

7-قيد إثبات الكميات المستهلكة والموجودة ضمن التشغيل من مخصص العامة والتالف بعد عمل جرد مهمات التشغيل بنقاط البيع

ب) في حاله عدم وجود مخازن بالتشغيل

من حـ / مخصص إثبات التالف PROV FOR BERDE

                                                  إلي مذكورين

                                  حـ / مخزن الفضيات SELVER STORE  

                            حـ  / مخزن الصيني STORE    CHINA 

                                                   حـ / مخزن الزجاج GLASS STORE

8-قيد إثبات الكميات المستخرجة من مخازن الفندق لتشغيل ضمن نقاط البيع

 قيد مخصص الإحلال والتجديد

   من حـ / قائمة الدخل INOME STATEMENT                      

 مخصص الإحلال والتجديد PROV FPR REBLACME

                                              إلي حـ / مخصص الإحلال والتجديد F.F XE

قيد إثبات تكوين المخصص بالنسبة المتفق عليها ضمن عقد الاداره من إجمالي إيرادات الفندق

   من حـ / مخصص الإحلال والتجديد F F XE  

                                   

                                            إلي مذكورين

                                              حـ/ الموردين A /P

                                             حـ / البنك BANK 

قيد ثبات استخدام مخصص الإحلال والتجديد سواء عن طريق الشراء لأجل الرفع بشيك

9- قيد إعادة توزيع من أكثر تكاليف غير منتجه

من مذكورين

حـ / أدارة الحجرات / مصروفات أخري ROOM DEP " OTHER LANDURY  

حـ / إدارة الاغذيه والمشروبات / م أخري F & B DEP

حـ / الإدارة العامة / م أخري A&G DEP / OTHER LANDURY

                                      إلي حـ / مغسلة الفندق HOUSE LANDURY

إعادة توزيع مصروفات مغسلة العاملين علي إدارات الحجرات والاغذيه والمشروبات والاداره العامة