تابع : محاسبة فنادق (4)

سادسا :- مراجعة الالتزامات

(أ) الموردين

المراجعة الدورية :-

1- ضرورة الحصول علي ميزان الموردين وهو ما يسمي ( Aging A / P  ) عن الفترة التي يتم فيها المراجعة الدورية علي إن يتم توضيح فيها ما يلي :-

- رقم المورد .

- اسم المورد .

- القيمة المستحقة له موضحا بها أعمار تلك الدائنية .

2- ضرورة مراجعة أرصدة الفتح " أول المدة " وذلك من خلال مقارنتها مع ملفات المراجعة عن العام المالي السابق مع ضرورة توضيح أي فروق قد تظهر وتوضيح أسباب تلك الفروق أن وجدت .

3- ضرورة المراجعة المستنديه لملفات الموردين " الأظرف" وذلك من خلال التحقق من بعض البيانات المعلومات علي النحو التالي :-

- التحقق من أن الصنف المورد ضمن الفاتورة هو نفسه الصنف الموجود ضمن طلب الشراء   P.Rوكذلك ضمن أمر الشراء P.O  .

- التحقق من أن الكميه الموجودة ضمن الفاتورة هي نفسها أو يؤيداه تحقق لا تتعدي 5 % علي الأكثر من الكميه الموجودة ضمن طلب الشراء وكذلك أمر الشراء  .

- ضرورة مراجعة اعتماد السلطة الفنية المختصة للفاتورة بما يفيد موافقتها علي جوده تلك الأصناف سواء كانت تلك السلطة هي احدي الشيفات بالمطبخ لأصناف F & B   أو كانت تلك السلطة المختصة أي إدارة أخرى حسب الصنف المستلم من المورد  .

-- ضرورة التأكد من أن الفاتورة المستلمة هي فاتورة ضريبية سليمة يحتوي علي كل البيانات اللازمة طبقا لأحكام  قانون الضرائب .

4- ضرورة المراجعة الدقيقة للشيكات الصادرة للموردين والتأكد من إنها مطابقة لمستندات التوريد والتي تكون علي النحو التالي   شكل 1

- طلب شراء  pr

- أمر شراء po 

- فاتورة المورد invoice  

- إذن الاستلام receiving

5- ضرورة المراجعة الدقيقة للاسم  الصادر للشيك ان يكون مطابق لاسم الشركة علي الفاتورة او باسم صاحبها إذا كتب ذلك علي الفاتورة التوريد مع ضرورة التأكد من تسليم الشيكات لصاحبها او بتفويض يحتوي بخاتم الشركة

دورة المدفوعات

1- طلب الشراء

Purchasing Request

يحتوي علي البيانات الاتيه

1-     اخر سعر شراء واسم المورد  last price  

2-     الكميه الموجوده بالمخزن stock on hand  

3-     اسم الصنف المطلوب Name Item

4-     الكميه المطلوبة Quantity

5-     السعر المتوقع

6-     عروض أسعار من ثلاث موردين

2- أمر الشراء

Purchasing order

يحتوي علي البيانات الآتية

1-                اسم المورد supplier  

2-                الكمية المطلوبة

3-                اسم الصنف

4-                السعر المتفق عليه

5-                أي شروط خاصة بالدفع والتسليم

3-  إذن الاستلام

Receiving

يحتوي علي البيانات الاتيه

1-                اسم المورد

                    2- اسم الصنف والكود الخاص به

                                                         3- الكميه

1-                القيمة

2-                توقيع أمين المخزن في حالة دخول الأصناف للمخزن 

3-                توقيع مدير الاداره المستلم في حاله دخول الأصناف للتشغيل مباشرة

ترفق أصول تلك المستندات السابقة مع أصل الفاتورة إلي محاسب المدفوعات الموردين " A / P لإعدادها للسداد طبقا للمواعيد المقررة  من قبل إدارة الفندق

**** المراجعة النهائية****

1-                استكمال المراجعة المستندية والدفترية لحركة الموردين طبقا للأسس والضوابط  التي يتم إجراؤها عند إعداد المراجعة الدورية السابق الإشارة إليها من قبل .

2-                ضرورة مراجعة ومطابقة أرصدة الموردين والمستخرجة من ميزان الموردين ( Aging A/ P )

كأجماليات مع رصيد الموردين ضمن ميزان المراجعة للفندق في تاريخ إعداد القوائم المالية

3-                ضرورة مراجعة السجل الإحصائي الذي تم إعداده للمصادقات مع الموردين وذلك مع الارصده الدفترية في نفس تاريخ المصادقة مع إعداد تقرير يوضح أسباب تلك الفروق وكيفية معالجتها .

4-                ضرورة إعداد كشف يوضح أرصدة الموردين المتوقفة وإعداد مذكرة فيما يلزم علي الفندق من إجراء التسوية لتلك الارصده .

5-                إجراء مراجعة لاحقه لتاريخ القوائم المالية لمتابعة ما تم تسويته مع أرصدة المورين واثبات أي نتائج قد تؤثر علي القوائم المالية للفندق في نهاية العام المالي .

ب) دائنون أخري

ويشمل ذلك الحسابات في القطاع الفندقي علي مستحقات العاملين مقابل الخدمة  service charge  12% وكذلك العمولات المستحقة لشركات السياحة وغيرها ولا تختلف المراجعة الدورية  عن المراجعة النهائية علي النحو التالي  .

** المراجعة الدورية والنهائية **

1-                ضرورة الحصول علي كشف حساب توضيحي لكل حساب علي حده يوضح أرصدة الفتح وأي حركه مدينه أو دائنة علي الحساب

2-                ضرورة مراجعة أرصدة الفتح أول المدة وذلك من خلال مقارنتها مع ملفات العام المالي السابق مع ضرورة توضيح أي فرق قد تظهر و أسباب ظهور تلك الفروق أن وجدت .

3-                المراجعة المستنديه الدقيقة  للعمولات المستحقة للوكلاء السياحة والتأكد من انه يتم احتسابها طبقا للعقود المبرمة بين الفندق وشركات السياحية وانة يتم تكوين رصيدها طبقا للأسس والضوابط المتفق عليها لتلك النقود  .  

4-                ضرورة المراجعة المستنديه الدقيقه لمقابل الخدمه الذي يتمثل في 12% علي معظم إيرادات تشغيل الفندق مع مراعاة ما يلي :-

-*- ضرورة مراجعة اجماليات الايرادات التى يستحق عليها مقابل خدمة 12% والتأكد من التزام ادارة الفندق نحو الاحتساب الدقيق لهذة النسبة من خلال تقرير الايرادات " Revenues Report " .

-*- ضرورة التأكد من التزام الفندق نحو تطبيق القانون رقم (    ) لسنه 2003 بشأن الالتزام بتوزيع حصيلة 12% وفقا لأحكام القانون على النحو التالى :

                                                             

60 % للمتصلين

يتم سداد مرتبات العمالة المتصلةوالباقى يضاف الى حصيلة  15% للعمالة الغير متصلة يوزعها لجميع العاملين بنسبة مرتب كل عامل للإجمالي.

15% لغير العاملين يتم إضافتها للمتبقي من حصيلة 60% إلا بعد سداد مرتبات العمالة المتصلة وتوزيع ذلك الجمع على جميع العاملين بالفندق بنسبة مرتب كل عامل للإجمالي .

5% يتم توزيعها علي العاملين بمعرفة المدير العام

20% يتم استخدام حصيلة هذا المبلغ في عمليات الإحلال الجديدة لمهمات التشغيل وهي الصيني  والزجاج والمفروشات ، وملابس العاملين ومهمات المطابخ .

5-                ضرورة التأكد عند مراجعة مقابل الخدمة التأكد من عدم استفادة اى عنصر اجنبى من تلك الحصيلة حيث أنها تخص العمالة المصرية فقط .

6-                ضرورة مراجعة محاضر جرد مهمات التشغيل operation  الذي يتم إعداده عادتا كل ثلاثة أشهر ويتم إثبات كمية الهالك من مهمات التشغيل والذي يتم تحصيله علي استخدامات مخصص الكسر والتالف حتى يمكن التأكد من أن أدارة الفندق تعمل للمحافظة علي مهمات التشغيل وتوفير أموال الفندق لاستخدام أخر  .  

7-                ضرورة مراجعة الكشف الخاص بتوزيع العمالة المتصلة والعمالة غير المتصلين وذلك للتأكد من التزما الفندق نحو تطبيق إحكام القانون علي ما يلي

--**--تأثير علي قائمة الدخل حيث أن تحميل عدد من العمالة غير المتصلين علي العمالة المتصلة يؤدي إلي تخفيض نسبة 12% الموزعة علي العاملين وكذلك تخفيض بند  مصروفات المرتبات والمصروفات المرتبطة بها مما يؤدى لظهور " G.O.P"  مجمل ربح التشغيل غير طبيعى والعكس صحيح .

8-ضرورة التأكد عند مراجعة استخدامات مخصص الكسر والتالف عدم تحميل ذلك المخصص كأى أصول ثابتة كان يجب تأثير مخصص الإحلال و التجديد او الشركة المالكة بها .

9- ضرورة التأكد عند مراجعة استخدامات مخصص الكسر والتالف عدم تحميل ذلك المخصص بأي مبالغ ثان يجب تحميل التشغيل بها  operation  بها مما يؤدي لظهور غير سليم لمجمل ربح التشغيل  g.o.p

ج) الضرائب التأمينات الاجتماعية

المراجعة الدورية النهائية :-

1-        ضرورة الحصول علي كشف حساب تفصيلي لكل حساب علي حده يوضح ارصده الفتح للحركة المدينة والدائنة علي هذا الحساب .

2-        ضرورة مراجعة ارصده الفتح " أول المدة " وذلك من خلال مقارنتها مع ملفات العام المالي السابق مع ضرورة توضيح أي فروق قد تظهر وأسباب ظهور تلك الفروق أن وجدت .

3-        المراجعة المستنديه الدقيقة لحساب الضرائب والتأمينات والتأكد من الالتزام نحو تطبيق أحكام قانون الضرائب الجديد لسنه 2005  وكذلك الالتزام نحو تطبيق إحكام قانون التأمينات الاجتماعية .

  4- التأكد من التزام الفندق نحو سداد المستحقات سواء لمصلحة الضرائب المتنوعة او للهيئة القومية للتأمينات في المواعيد القانونية .

5- ضرورة الحصول من الفندق في نهاية العام ببيان بموقفها الضريبي مدعم بالمستندات الخارجية " مراسلات الضرائب " لمراجعتها فى ضوء الارصده المتواجدة ضمن دفاتر الفندق .

6- ضرورة الحصول علي شهادة في نهاية العام PRINT OUT  من الهيئة القومية للتأمينات الاجتماعية توضح الربط الشهري والرصيد في نهاية الفترة المستحق علي الفندق لمقارنته بالرصيد الظاهر ضمن دفاتر الفندق كما يتم مراجعة الربط الشهري مع كشف المرتبات  PAY ROLL STATEMENT  وذلك للتأكد من التزام الفندق بالخصم لصالح التأمينات طبقا للقوانين المقررة

دـ) تأمينات محصله من الغير

** المراجعة الدورية النهائية

1-                ضرورة الحصول علي كشف حساب توضيحي يوضح أرصدة الفتح والحركة المدينة والدائنة علي هذا الحساب .

2-                ضرورة مراجعة أرصدة الفتح " أول المدة " وذلك من خلال مقارنتها مع ملفات العام المالي السابق مع توضيح أي فروق قد تظهر مع توضيح أسباب ظهور تلك الفروق أن وجدت .

3-                المراجعة المستنديه لأرصدة حسابات المبالغ المحصلة من الغير من خلال مراجعة الارصدة المستحقة لهؤلاء العملاء مع إيصالات الاستلام النقدية  والشيكات مع مراجعة أي استخدامات لذلك التأمينات التي تنحصر بما يلي :-

أ‌)                   استخدامات عن طريق سدادات لفواتير العملاء ويجب عن مراجعتها مرعاه صحة المديونية وكذلك أن يكون التأمين المحصل عن نفس الشركة وكذلك موافقة علي استخدام ذلك التأمين في سداد المديونيات .

ب‌)              استخدامات عن طريق رد التأمين المحصل لانتهاء التعامل أو انتهاء الغرض المحصل من تحصيل ذلك التأمين .

ويجب مراعاة عدم وجود أي التزامات معلقه لهؤلاء العملاء قبل اتخاذ قرار يؤدي ذلك التأمين

4-                ضرورة المصادقة علي صحة الارصده المحصلة من العملاء كتأمينات ضمان FLOOTING DEPOSIT  ونهاية العام للتحقق من مطابقة الارصده بالدفاتر مع تلك المصادقات

5-                ضرورة مخصص أرصدة التأمينات المحصلة  و المحصلة من الغير بالعملات الاجنبيه المخالفة التأكد من تقيميها وتاريخ إعداد القوائم المالية بأسعار العملات الاجنبيه المعلقة بالبنوك وتاريخ الميزانية وكذلك التأكد من معالجة تلك الفروق " فروق العملة " طبقا لمعايير المحاسبة المتعارف عليها .

( هه) المخصصات  

** مخصص الاحلال والتجديد

المراجعة الدورية والنهائية :

1-                ضرورة الحصول على كشف حساب توضيحى موضح آرصدة الفتح والحركة المدينة والدائنة على ذلك الحساب .

2-                ضرورة مراجعة آرصدة الفتح " أول المدة " من خلال مقارنتها مع ملف المراجعة الخاص بالعام المالى السابق وتوضيح أى فروق قد تظهر وأسباب تلك الفروق ان وجدت .

3-                المراجعة المستندية لتكوين المخصص وفقا للنسب المتفق عليها ضمن عقد الادارة التى عادة ما تتراوح ما بين 1% الى 4% من اجمالى ايرادات تشغيل الفندق .

4-                المراجعة المستندية لاستخدامات مخصص الاحلال والتجديد من خلال ضرورة التأكد من أن المبالغ المحملة ( المستخدمة ) هى فعلا خاصة بالأصول الثابتة " أجهزة ومعدات وآثاثات " وليس من بينها أى مهمات تشغيل .

5-                ضرورة التأكد من عدم تحميل المخصص بأى ضرائب مبيعات محملة على فواتير الاجهزة والمعدات والتأكد من خصمها ضمن الاقرار الضريبى لضريبة المبيعات المعد شهريا وذلك وفقا لأحكام تعديلات قانون الضرائب عام 2005 بشأن الضريبة على السلع الرأسمالية .

6-                ضرورة مراجعة موافقات الشركة المالكة على استخدامات مخصص الاحلال والتجديد على ضوء عقد الادارة الموقع بين الشركة المالكة والشركة المديرة اذا نص على ذلك .

7-                ضرورة مراجعة الموازنة التقديرية " Budget  " المعدة بمعرفة الفندق وتوضيح مدى التزام ادارة الفندق بتلك الموازنة من حيث استخدامات مخصص الاحلال والتجديد وذلك فى ضوء موافقة المالك على تلك الموازنة التقديرية .

8-                مراجعة مدى التزام الفندق نحو ربط ودائع لدى البنوك المتعامل عليها الفندق بقيمة المخصص المتوافر لديها اذا نص عقد الادارة على ذلك مع مراعاة تدعيم ذلك المخصص بقيمة الفوائد المحققة من تلك الودائع وعدم اضافتها للتشغيل .

** مخصص الكسر والتالف

المراجعة الدورية والنهائية

1-                ضرورة الحصول على كشف حساب توضيحى يوضح آرصدة الفتح لكل حساب من حسابات مخصص الكسر والتالف وفقا لطبيعة المخصص المكون وكذلك حركة ذلك الحساب مع التأكد من تكوين ذلك المخصص من نسبة 12 % خدمة وبذلك بمعدل 20% منها لمقابلة عمليات الكسر والتالف للآتى :

-        مهمات تشغيل  - صينى

-        مهمات تشغيل  - فضيات

-        مهمات تشغيل  - مفروشات

-        مهمات تشغيل  - زجاج

-        مهمات تشغيل  - معدات مطابخ

-        مهمات تشغيل  - ملابس عاملين

2-                ضرورة مراجعة آرصدة الفتح " أول المدة " من خلال مقارنتها مع ملف المراجعة الخاص بالعام المالى السابق وتوضيح آى فروق وأسباب الفروق ان وجدت .

3-                ضرورة المراجعة المستندية لتكوين المخصص والتأكد من الالتزام بالنسبة المقررة قانونا وهى 20% من مقابل الخدمة المحسوب بمعدل 12% وفى هذا الاطار يلزم مراعاة ما يلى :-

-        مراجعة الايرادات المحسوب عليها 12% خدمة لوجود بعض الايرادات الآخرى لا يتم حساب مقابل خدمة مثل " ايجارات & فروق عملة دائنة " .

-        التأكد من توزيع 12% خدمة طبقا لأحكام القانون وتدعيم مخصص الكسر والتالف بنسبة 20% منها

4-                مراجعة مستندية للاستخدامات 20% مخصص الكسر والتالف والتأكد من عدم استخدامها فى غير الغرض المخصص من أجلة والخاص بمهمات التشغيل السابق الإشارة إليها .

5-                ضرورة مراجعة محاضر الجرد التي تعد كل ثلاث أشهر لمهمات التشغيل المتنوعة ومراجعة دقيقة لتقرير الفروق وتوضيح أسبابها وهل هي في المعدلات المسموح بها أم توجد ضرورة لتحميل العاملين بجزء منها نتيجة الإهمال وتدعيم المخصص بذلك المبالغ المحصلة .

6-                ضرورة مراجعة سياسة إدارة الفندق نحو تخفيض نسبة مهمات التشغيل داخل مناطق البيع المختلفة فى حالة انخفاض نسب الاشغال داخل الفندق وفى هذة الحالة يتم اضافة تلك الأصناف لرصيد المخزن وتدعيم مخصص الكسر والتالف بها .

7-                ضرورة مراجعة مستندية لعمليات استخدامات مخصص 20% من خلال المراجعة المستندية لعمليات الشراء السابق الاشارة اليها عند مراجعة المدفوعات للموردين A/P  .

(*) مخصص ديون مشكوك فى تحصيلها

** المراجعة الدورية والنهائية

1-                ضرورة الحصول على كشف توضيحى يوضح آرصدة الفتح وآى حركة مدينة أو دائنة على الحساب خلال العام .

2-                ضرورة مراجعة آرصدة الفتح " آول المدة " من خلال مقارنتها مع ملف المراجعة عن العام السابق مع بيان آى فروق وأسباب تلك الفروق ان وجدت .

3-                الحصول على دراسة لمخصص الديون المعد بمعرفة ادارة الفندق وذلك للتأكد من اعدادها طبقا للآسس والمعايير المتعارف عليها فى هذا الشأن .

4-                اعداد كشف مقارن بين القضايا الواردة بشهادة من المستشار القانونى " المحامى " وبين مصروفات القضايا التى يتم ادراجها ضمن الادارة العامة " A&G " للتأكد من عدم وجود آى قضايا يتم الانفاق عليها وفى نفس الوقت غير مدرجة ضمن شهادة المستشار القانونى .

5-                الوقوف على مدى كفاية المخصص المكون لمواجهة عدم تحصيل مديونية عملاء النشاط وفقا للأسس الواردة بتوصيات السادة مكتب المراجعة .

6-                ضرورة مراجعة حساب الشيكات المرتدة جيدا وبيان مدى تآثر المخصص المكون لمقابلة الديون المشكوك فى تحصيلها بهذا الحساب جيدا .

7-                ضرورة متابعة مدى دقة المصادقات التى ترسل للعملاء فى نهاية العام المالى فى ضوء المخصص المكون لهؤلاء العملاء .

8-                اجراء مراجعة لاحقة لتاريخ القوائم المالية لمتابعة ما تم تسويتة من مخصص الديون المشكوك فى تحصيلها واثبات اى نتائج قد تؤثر على القوائم المالية للفندق فى نهاية العام المالى .

(و) المستحقات

** المراجعة الدورية النهائية

1-                الحصول على كشوف تفصيلية لكل حساب من حسابات المستحقات على حدة على أن يوضح فى ذلك الكشف رصيد أول المدة " الفتح " وكذلك أى حركة مدينة أو دائنة على هذا الحساب

2-                مراجعة آرصدة أول المدة من خلال مقارنتها مع ملف المراجعة الخاص بالعام السابق وتوضيح آى فروق قد توجد فى تلك الأرصدة وأسباب وجودها .

3-                فحص الأرصدة للحسابات المرتفعة عن الحركة نسبيا لمعرفة أسباب عدم سدادها أو عدم مطالبة الغير لها .

4-                مراجعة مستندية دقيقة لآرصدة المستحقات لكل حساب على حدة للتأكد من آن ذلك المصروف هو فعلا خاص بالعام المالى الذى يتم اعداد القوائم المالية لة .

5-                مراجعة نقدية ومستندية لحساب المصروف المرتبط بأحد حسابات المستحقات مثل " الكهرباء & المياة & السولار & التليفونات & ........ الخ ) وذلك للتأكد من عدم تحميل ذلك المصروف بالمبلغ المستحق مرتين فى بعض الحالات قد ينم تحميل المبلغ على المصروف مع سدادة نقدا أو بشيكات ويتم تعليتة بالخطأ مرة آخرى على حساب المستحقات .

6-                اجراء مراجعة لاحقة لتاريخ الميزانية لمتابعة ما تم تسويتة للمبالغ المستحقة واثبات اى نتائج تؤثر على القوائم المالية للفندق فى نهاية العام .

7-                مراجعة حسابية لآرصدة الحسابات بالعملات الأجنبية المختلفة والتأكد من التزام الفندق نحو اعادة تقييمها فى تاريخ اعداد تلك القوائم وفقا للسعر المعلن بالبنك كذلك التأكد من معالجة فروق العملة طبقا لمعايير المحاسبة المتعارف عليها .